REFERAT FRA STYREMØTE 12. FEBRUAR 2019

Tilstede: Jan Dalen, Marianne Njøten, May Berthelsen, Hans-Petter Dalby og Tine Bjonge (DL og referent)

Sak 19-01 Innkalling og saksliste

Det var ingen kommentarer til innkalling og saksliste.
Vedtak: Innkalling og saksliste er godkjent.
Saksunderlag: Innkalling med saksliste til styremøte 12. februar 2019.

Sak 19-02 Referat fra styreseminar 4-5. desember september 2018

Referat fra styreseminaret ble godkjent per e-post 7/1 og er publisert på hjemmesiden.
Vedtak: Referat fra styreseminar 4-5. desember er godkjent (e-post vedtak av 7/1)
Saksunderlag: Referat fra styreseminar 4-5. desember 2018 og vedtaksliste per samme dato.

Sak 19-03 Kursstatistikk

Vi endte på totalt 3027 kurs, 64 775 timer og 26 550 kursdeltagere i 2018. Det er en svak nedgang fra 2017 hvor vi hadde 3074 kurs, 65 401 timer og 28 152 kursdeltagere. Det ble utbetalt totalt kr 6 359 508 i kurstilskudd, mot kr 6 370 850 foregående år. Andelen utbetalt tilretteleggingstilskudd var bare kr 10 808 i 2018 og kr 21 949 i 2017. Det er forsvinnende lavt i forhold til studieforbund det er naturlig å sammenligne seg med. Vi har ingen tradisjon for å benytte denne ordningen, og får med det veldig liten del av tilretteleggings-potten fra Kompetanse Norge. Dette bør vi gjøre noe med da det ikke er noen grunn til at våre arrangører og deltagere skal ha mindre behov for en slik støtte enn andre.
Vedtak: Det utarbeides og offentliggjøres nye og enklere rutiner for tildeling av tilretteleggingstilskudd, slik at vi over tid kan komme opp på nivå med studieforbund det er naturlig å sammenligne seg med.
Saksunderlag: Kursstatistikk per 31.12.2018 og 31.01.2019. Oversikt som viser N&Ms andel av tilretteleggingstilskuddet i 2019.

Sak 19-04 Regnskap

Det var ikke mulig å behandle fullstendig resultatregnskap og balanse med noter for 2018 da revisor likevel ikke ble ferdig i tide. Godkjenningen av regnskapet kan ikke vente til neste møte i april, og må tas per e-post eller telefon så snart som mulig. Kort gjennomgang av foreløpige regnskapstall for 2019. Tilskuddet fra Kompetanse Norge i 2019 er kr 8 774 321, nesten kr 360 000 høyere enn budsjettert! Forslag om å reversere styrevedtak 32-18 om å øke medlemskontingent-satsen fra 4% til 5% fom 2019, og at en økning heller tas opp til ny behandling på årsmøtet 2019. Dette grunnet ufullstendig behandling på årsmøtet 2018.
Vedtak 1: Endelig regnskap for 2018 styrebehandles så snart praktisk mulig per e-post eller telefon.
Vedtak 2: Styrevedtak 32-18 om å øke medlemskontingentsatsen fra 4% til 5% fom 2019 reverseres. En eventuell økning i medlemskontingenten tas opp til ny behandling på årsmøtet 2019, med eventuell virkning fom 2020.
Saksunderlag: Økonomisk årsberetning 2018. Resultat og balanseregnskap 2018 med noter. 2019-budsjett og regnskap per januar. Tilsagnsbrev 2019 fra KN, med vedlegg. Historisk oversikt over medlemskontingent, samt vedtaksforslag.

Sak 19-05 Fylkesavdelingene

Et studieforbund er en ideell demokratisk organisasjon og skal ha regional organisatorisk forankring. Våre vedtekter definerer våre regioner som Norges fylker. Så når Stortinget nå har vedtatt sammenslåing og nær halvering av antall fylker, fra 19 til 11 fom 1.1.2020, får det direkte konsekvens for vår regionale inndeling. Enten må vi endre vedtektene, eller så må våre regionale ledd (fylkesavdelinger) endres i samsvar med ny fylkesinndeling. I følge pålitelige kilder er VOFO i prosess med å redusere antall VOFO-regioner fra 19 til 7, med en ansatt-ressurs i hvert av de 7 nye regionene. Når vi først må endre, mener styret at det kan være en fordel å følge VOFOs nye inndeling, og vil foreslå vedtektsendring i tråd med dette på det på kommende årsmøtet i mai. Rent praktisk er det flere måter å gjennomføre omleggingen på, enten vi skal ned til 11 eller 7 regioner. Her vil vi se til både VOFO, våre søster-forbund og ønsker fra våre egne i den videre prosessen.
Vedtak: Styret fremmer forslag for årsmøtet om å endre vedtektene slik at vår regionale inndeling følger VOFOs nye regioninndeling.
Saksunderlag: Saksnotat vedr regional organisering. Minihøring vedr regional organisering.

Sak 19-06 Årsmøte 2019

Årsmøtet holdes på Kulturhuset Stabekk Kino 14. mai. Innkalling sendes ut 20/2. Frist for forslag er 20/3. Frist sakspapirer tilgjengelig er 16. april. Påmelding innen 30. april. Sakspapirene skal inneholde Årsmelding etter mal av 2016 og tidligere, revidert resultatregnskap og balanse med noter, evt innkomne søknader om opptak i studieforbundet, planer for arbeidet de kommende år, eventuelle saker og forslag, budsjett for 2020, og valgkomiteens innstilling. Forslag om å invitere til påfølgende dialogmøte om fylkesavdelingenes/regionenes fremtidige rolle og oppgaver, samt gi reisestøtte til en representant fra hver fylkesavdeling som deltar.
Vedtak: Det innkalles til dialogmøte om fylkesavdelingenes/regionenes fremtidige rolle og oppgaver i forlengelsen av årsmøtet. Studieforbundet yter reisestøtte etter avtale til en representant fra hvert fylkesledd som deltar på begge møter.
Saksunderlag: Saksnotat forberedelser til årsmøtet. Historisk oversikt valgte posisjoner. Vedtektene.

Sak 19-07 Orienteringssaker og eventuelt

Tine Bjonge orienterte om
• Oppfølging studieplaner – Den nye ordningen der alle nye studieplaner skal innom moderorganisasjonen før godkjenning krever at organisasjonene er på og følger opp innen rimelig tid.
• Kursadministrasjon – Prosessen med å skapet et nytt og mer robust kursadministrasjonssystem (MiniKAS) går sin gang. VOFO har tatt en tydeligere rolle i prosjektet siden sist. Astrid Frøyen sitter i arbeidsgruppen som tester ut og kommer med tilbakemeldinger. Det er tidkrevende, men viktig og noe vi prioriterer.
• Kontakt med organisasjonen – Tine har vært på besøk hos NJFF og Sabima, og vært i kontakt med mange av fylkesavdelingene og medlemsorganisasjonene på e-post og/eller telefon. Hun håper å kunne bli enda mer aktiv etter hvert.
• SSB-rapporteringen – SSB-rapporteringen har gått greit. Ett kurs var tildelt tilskudd to ganger, det er rettet opp. Ellers var det en del jobb å rette alle nye kommunenummer.
• Kulturmeldingen– Vi skal på høring i Stortinget 18. februar. Vi er påmeldt sammen med K-Stud og har til sammen 3 minutter taletid pluss spørsmål.
• Frivillighetsmeldingen – VOFO skal på høring i Stortinget 19. februar. Vi er ikke påmeldt.
• Pedagogiske utviklingsmidler 2018 – Noe forsinkelser, men alle tre tilskuddsmottakerne forventes å ha fullført og rapportert sine prosjekter innen utgangen av 2019
• VOFO Reisestipend 2019 - Signe Lindbråten fra 4H Norge og Eli Åsen fra Norges Birøkterlag ble tildelt VOFOs reisestipend 2019. Vi hadde totalt 6 søkere, hvor av to fikk stipend og en står på venteliste.
• Årskonferansen 2019 – I og med redusert bemanning på kontoret kan det bli behov for større involvering fra styret når det gjelder program og gjennomføring enn tidligere.
Jan Dalen orienterte om
• VOFO Årsmøte 29. mai – Vi deltar med leder, nestleder og daglig leder.
• Jans engasjement i Vofo løp ut 31.1.2019.
May Berthelsen orienterte om
• Grønn Kursdag – Vi har fått ja til å være i Tøyeparken. Det jobbes med programmet. Snarlig innkalling til nytt planleggingsmøte.
Øvrige styremedlemmer hadde ingen saker til orientering eller eventuelt.
Saksunderlag: Frivillighetsmeldingen del 8 om studieforbund. Vofos høringsnotat til frivillighetsmeldingen. N&M/K-studs-, Musikkens-, og Kultur og tradisjons høringsnotater til kulturmeldingen, samt høringsprogram. Innkalling til VOFOs årsmøte, samt skriv vedr valg. Tildelingsliste VOFO-reisestipend 2019. Saksnotat vedr pedagogiske utviklingsmidler 2018. Referat fra VOFOs representantskapsmøte nov 18.