Ofte stilte spørsmål i Kursportalen

Hvordan gi andre i organisasjonen tilgang til Kursportalen?

For å kunne gjøre dette må du ha rollen som Administrator i laget ditt. Velg Administrer organisasjon i menyen til venstre og deretter Administrer brukerkontoer og Inviter ny bruker

Rollebeskrivelsene er som følger:

Administrator

Administrator kan gjøre følgende i søknadsportalen:
Se innhold i søknader
Lese og skrive meldinger på en søknad
Se/sende/laste ned kursbevis for en søknad
Legge til / fjerne kontaktpersoner på søknader
Ellers alle handlinger som en «standard bruker» kan gjøre
Administrator har også tilgang til menypunktet «Administrer organisasjon» og kan der gjøre følgende:
Invitere/godkjenne nye brukere i lokallaget
Slette brukere
Endre rolle på andre brukere, f.eks. gjøre en standard bruker om til administrator
Legge inn ny bankkonto for lokallaget
Se utbetalingsbilagene til lokallaget

Standard bruker

Standard bruker kan gjøre følgende i søknadsportalen:
Opprette og sende inn søknader
Lese og svare på meldinger på søknader
Legge til andre brukere som kontaktperson på søknader de selv er kontaktperson på
Lese saksdetaljer på andre søknader (tittel, saksnummer, kontaktperson, frister, sum o.l.)
Se oppgaver (ikke innhold) som er sendt til andre brukere under menypunktet «Oppgaver»
Søke i, og lese studieplaner
Redigere egen kontaktinformasjon

Studieleder

Det er ingen forskjell på hva en «standard bruker» og en «studieleder» kan gjøre i portalen. Velg helst «standard
bruker»

Hvor finner jeg kursbevisene?

Systemet sender ikke ut kursbevis automatisk. Det må gjøres i Kursportalen av den som sender inn rapport fra kurset.

Kursbevisene blir tilgjengelige under fanen Kurs og kursbevis etter at deltaker- og oppmøte er lagt inn i Fremmøteregistreringen.

Kursbevis kan tas ut både før og etter at kursrapporten er levert.
Det kan være lurt å kontrollere at deltakernes navn er stavet riktig før du sender inn rapporten. Kursbevis kan sendes direkte til deltakers e-post, men det forutsetter at deltakers e-postadresse er tatt med i fremmøteregistreringen. Kursbeviset kan også lastes ned og skrives ut. Det gis ingen egen kvittering på at kursbeviset er sendt, men på statuslinjen vil det stå Sendt/Lastet ned etter at kursbeviset er sendt.

Hvordan importere excel-ark med deltakere?

Det er praktisk å føre deltakerliste i excel på forhånd, for så å hente (importere) listen rett inn i rapporteringen. Bruk denne excel-filen. Filen kan også hentes ut (eksporteres) når man står inne i rapporteringsskjemaet. Navn, postnummer og poststed, kjønn (mann/kvinne) og fødselsår er obligatorisk å fylle ut. Gateadresse, e-post og telefon er frivillig, men kolonnene må ikke fjernes.

Hvordan gi beskjed om at en søknad skal trekkes eller at et kurs er utsatt?

Slike beskjeder sender du til oss via meldingstjenesten. Finn det aktuelle kurset og velg fanen Meldinger og deretter Ny Melding. Her kan du f. eks. skrive at kurset ble avlyst og sende meldingen til Studieforbundet.

Hvor ser jeg om studieforbundet har sendt ut tilskudd?

Trykk deg inn på Administrer organisasjon i menyen til venstre.

Scroll helt nederst til du kommer til Utbetalingsbilag. Dersom studieforbundet har sendt ut tilskudd vil det stå her.

NB. For å ta ut utbetalingsbilag må du ha rollen som Administrator.

Hva betyr bekreftelse fra bank?

Første gang det sendes inn en søknad om tilskudd for en organisasjon (lag/forening), blir søker bedt om å registrere organisasjonens kontonummer. Det spørres etter bekreftelse fra bank. Studieforbundet har ikke anledning til å utbetale tilskudd til privatpersoner og det vi trenger er et vedlegg som viser at kontonummeret tilhører organisasjonen. Det kan for eksempel være et skjermbilde fra nettbanken eller et vedlegg fra Frivillighetsregisteret der organisasjonens kontonummer står.

Hvis en senere vil endre kontonummer, må en ny bekreftelse legges ved.

Hva menes med timer uten lærer?

Timer uten lærer er timer der deltakerne er samlet, men der det ikke er en egen lærer som er ansvarlig for undervisningen. F.eks. slik det er i en studiering.
Trening/lekser mellom kurssamlingene skal ikke tas med!