Personopplysninger Studieforbundet registrerer og hvorfor

Kursrapporter

• Deltakere (navn, kjønn, fødselsår, bostedsadresse, fremmøte)
• Lærer/instruktør (navn)
• Kursansvarlig kontaktperson (navn, epost, mobil)
Navn på deltakere benyttes til å skrive ut kursbevis. Opplysningene brukes til stikkprøve-kontroll av mottatte kursrapporter. Opplysningene underbygger tall som rapporteres til SSB/Kompetanse Norge og brukes til å beregne størrelsen på statstilskudd til virksomheten. Voksenopplæringsloven krever at denne dokumentasjonen innhentes og oppbevares i 10 år. Deretter slettes opplysningene.

Når det gjelder kurs tilknyttet Jegerprøven, kontrolleres opplysningene også opp mot forskrift om gjennomføring av Jegerprøven.

MineKurs

Den som ønsker å benytte MineKurs for å rapportere kurs og/eller sende inn søknad om ny studieplan, må la seg registrere som brukere på naturogmiljo.no. Studieforbundet lagrer navn, epost, IP-adresse og tidspunkt for de to siste påloggingene. Det er valgfritt å benytte denne funksjonen – brukere kan også sende inn kursrapporter på papir.

Studieplaner

Det er nødvendig å få oppgitt kontaktinformasjon med navn, epost, mobil på den som utarbeider nye studieplaner dersom studieplanen må endres/justeres før godkjenning. Opplysningene legges også ut på Studieforbundets nettsider slik at andre brukere av studieplanene har mulighet til å kontakte forfatteren ved behov. Opplysningen ligger ute på Studieforbundets nettside så lenge studieplanen er i bruk.

Planlagte kurs/Studiestatistikk

For å sikre oversikt og enkel påmelding til kurs, legger vi åpent ut på Studieforbundets nettsider opplysninger om godkjente kurs med navn, epost, mobil til kursarrangørens kontaktperson. Ved kursstart flyttes denne informasjonen til Studieforbundets åpne kursstatistikk.

N&M-nytt

For å kunne sende ut Studieforbundets nyhetsbrev N&M-nytt, registreres epost til sentrale medarbeidere i medlemsorganisasjonene og fylkesavdelingene. Andre som ønsker N&M-nytt kan selv legge inn sin epost som lagres i en egen database som kun benyttes til dette formål. Du kan selv slette din epost når du ikke lenger ønsker å motta N&M-nytt. Denne linken ligger i bunnen av alle nyhetsbrevene http://www.naturogmiljo.no/nmnytt/epost. Epost-adressen slettes også når vi får tilbakemelding om at den ikke er aktiv.

Deltakerlister

• Årskonferanse
Ved påmelding registreres navn, organisasjon, epost for å kunne kommunisere med deltakerne og forberede gjennomføringen av arrangementet. Navn og organisasjon legges ut på Studieforbundets nettsider til allmenn informasjon. Deltakere har også mulighet for å opplyse om allergier, diett og andre tilretteleggingsbehov som vi vil formidle videre og deretter slette.

• Årsmøtet
Ved påmelding registreres navn, organisasjon. Opplysningene brukes i protokollen fra årsmøtet som legges ut på Studieforbundets nettsider til allmenn informasjon.

Styret/fylkesstyrer/kontaktperson i fylket

Opplysninger om navn, organisasjon, epost, mobil, verv regnes for å være offentlige opplysninger og publiseres på Studieforbundets nettsider. Vi forsøker å presentere sentrale personer med foto. Opplysningene fjernes når vedkommende slutter. Protokoll fra styremøtene med navn på hvem som var til stede, legges åpent ut på Studieforbundets nettsider.

Ansatte

Studieforbundet behandler personopplysninger om sine ansatte for å administrere lønn og personalansvar. Navn, personnummer, adresse, lønn, skattekommune, skatteprosent og fagforeningstilhørighet brukes i forbindelse med lønnsutbetalinger og andre lovpliktige utleveringer. Opplysninger om navn, stilling og arbeidsområde regnes for å være offentlige opplysninger og publiseres på Studieforbundets nettsider. Alle tidligere og nåværende ansatte har en personalmappe i vårt arkivsystem hvor bl.a. stillingssøknad blir arkivert/oppbevart. Tilgangen er begrenset til tjenstlig behov.

Epost

Studieforbundets medarbeidere benytter epost i alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter. Studieforbundet er ansvarlig for at meldinger som ikke lenger er aktuelle slettes, og minst hvert år gjennomgår og får slettet unødvendig innhold i epostkassen. Ved fratredelse slettes epostkontoen, men relevante eposter vil normalt bli overført til ny medarbeider.

Analyseverktøy for nettsider

Studieforbundet bruker analyseverktøyet Google Analytics for å samle og vurdere informasjon om hvordan besøkende bruker nettsidene. Google Analytics bruker informasjonskapsler. Som behandlingsansvarlig for nettsidene er det Studieforbundet som bestemmer hvilke opplysninger Google kan innhente om bruken av naturogmiljo.no. Analyseverktøyet mottar generell statistikk, bl.a. hvilken nettside som besøkes, nettlesertype, tidspunkt, språk, hvilken nettside den besøkende kommer fra. I tillegg overføres en anonymisert IP-adresse som brukes til å anslå geografisk plassering. Studieforbundet fjerner de siste sifrene i den besøkende sin IP-adresse før denne sendes til analyseverktøyet, slik at opplysningene ikke kan benyttes til å identifisere en enkelt bruker. Opplysningene er underlagt Googles retningslinjer for personvern: https://www.google.com/intl/no/policies/privacy/

Informasjonskapsler

Naturogmiljo.no bruker informasjonskapsler til følgende formål:

Nettsidene bruker en informasjonskapsel (naturogmiljosession) til å identifisere din økt på nettstedet, bl.a. ved pålogging til MineKurs og innsending av skjema. Denne informasjonen er nødvendig for at deler av nettsiden skal fungere, og slettes automatisk når nettleserøkten avsluttes. Dersom du velger «Husk meg» ved innlogging, lagres en informasjonskapsel (rememberusertoken) i 14 dager som kan brukes til å logge deg inn automatisk neste gang du besøker nettsidene fra samme nettleser.

Innholdsleverandørnettverket (CDN) CloudFlare bruker en informasjonskapsel (__cfduid) til å skille din maskin fra andre maskiner på samme IP-adresse, f.eks. andre maskiner på kontoret. Dette er et sikkerhetstiltak som gjør det mulig å beskytte nettsidene fra ondsinnede programmer uten at det går utover vanlige brukere. Informasjonskapselen er ikke nødvendig for at nettsidene skal fungere, men brukere som velger å ikke tillate denne informasjonskapselen vil kunne oppleve å bli bedt om å bekrefte at de ikke er roboter flere ganger i løpet av et besøk.

Analyseverktøyet Google Analytics bruker tre informasjonskapsler (_ga, _gat, og _gid) til å spore brukere på nettsiden. Formålet med dette er å måle og vurdere hvordan besøkende bruker nettsidene, se eget avsnitt om analyseverktøy. Informasjonskapslene er ikke nødvendig for at nettsidene skal fungere.

Analyseverktøyet New Relic bruker en informasjonskapsel (JSESSIONID) til å identifisere din økt på nettstedet. Dette verktøyet lagrer tekniske data om hvordan nettsidene oppfører seg (bl.a. responstid, feilmeldinger) og brukes for å oppdage feil og finne områder av systemet som kan optimaliseres for å gi en bedre brukeropplevelse. Verktøyet innhenter ikke personopplysninger. Informasjonskapslene er ikke nødvendig for at nettsidene skal fungere, og slettes automatisk når nettleserøkten avsluttes.